La gestión de cobranzas, como un aliado estratégico en el éxito de mi negocio, es un concepto esencial. Toda gestión financiera debe tener en claro la importancia de este punto. Esto es así debido a la necesidad de incorporar fondos líquidos para el funcionamiento operativo.
En los planes estratégicos se toma como punto de partida el pronóstico de ventas como el motor que impulsa el funcionamiento del negocio. De la correcta gestión de las cobranzas dependerán los flujos financieros con los que se cancelarán las deudas de corto, mediano y largo plazo.
¿Qué es la gestión de cobranzas?
Para poder comprender correctamente la importancia de la gestión de cobranzas es necesario determinar su definición. En este sentido, se puede afirmar que se trata de todo el conjunto de acciones y gestiones que se efectúan con el objetivo de obtener el pago de los clientes.
En definitiva, lo que se busca es la transformación del rubro cuentas por cobrar en algún activo cuya liquidez permita hacer frente a las obligaciones de la empresa.
Se dice que es un aliado estratégico en el éxito de los negocios debido a que contribuye al logro de la rentabilidad. Es decir, permite maximizar las ganancias a los propietarios. En tal sentido, se aplican una serie de metodologías que permiten lograr esta finalidad.
Tips para optimizar la gestión de cobranzas
Para poder hacer más efectiva y eficiente la gestión de cobranzas, resulta necesario aplicar una serie de acciones estratégicas. Estas permitirán la recuperación de la cartera de morosos e incrementar los ingresos financieros. Algunas de las pautas a seguir son las siguientes:
1.- Segmentación
Este recurso tiene su punto de partida desde que se define el cliente objetivo o el target en el mercado. Su aplicación a la función financiera de gestión de cobranzas resulta esencial debido a que permite conocer con precisión al cliente y agruparlo según sus características de pago. Un ejemplo de este tipo de estrategia es la que aplican los bancos y entidades financieras.
En este sentido, definen clientes en 5 tipos de situaciones crediticias: En la primera se incluyen a los clientes con sus cuentas al día. Luego se va desde la categoría 2 a 4 según el grado de morosidad. Finalmente, la 5° categoría es la que comprende a aquella cartera incobrable.
Una de las ventajas del uso de la segmentación consiste en la posibilidad de gestionar una metodología de pago homogénea. También permite el mejor seguimiento de los casos por parte de sectores especializados. Por ejemplo, aquellos casos en los que se ha recurrido a la ejecución en sede judicial.
2.- Motivación
Aquellos empleados que se encuentran afectados al área de cobranzas deben estar convenientemente capacitados para incentivar al pago. El uso de determinadas estrategias de mensajería, la persuasión, o las ofertas especiales son parte de las formas en que se puede encarar la recuperación de los créditos.
3.- Alternativas de pago
La negociación nunca debe limitarse ni obligar a una sola forma de pago, en todos los casos se debe buscar el equilibrio. Es decir, recurrir a una determinada variedad de alternativas para el pago que permita beneficiar a ambas partes. Debe ser conveniente para el cliente para que cumpla con el acuerdo de pago y también para la empresa en la recuperación del crédito.
Esto implica que se deben estudiar bien las posibilidades que se pueden ofrecer. Es decir, resulta de especial relevancia que las operaciones se encuentren calzadas, así que los plazos promedio de pago a los proveedores deben encontrarse acordes a los plazos promedio de las cobranzas. De esta manera, se garantiza el flujo de efectivo necesario que garantice el cumplimiento de las obligaciones.
Por otra parte, las habilidades de los gestores de cobranzas serán evidentes en las acciones previas al ámbito jurídico. Así se evitan costos de procesos innecesarios, haciendo así más eficiente la función de gestión de cobranzas.
4.- Prevención
Una de las formas que contribuyen a garantizar los flujos de efectivo originados en la gestión de cobranzas comprende acciones como las siguientes:
- Comunicación previa recordatoria del vencimiento
- Adecuada capacitación e información para los clientes respecto de las características de la gestión de cobranzas y sus costos asociados.
- Acordar de antemano las fechas y los medios de pago.
- Otorgar beneficios por pagos anticipados, ya sea descuentos, mayor plazo, tasa diferenciada, entre otros.
5.- Percepción
Es uno de los recursos estratégicos por excelencia, ya que permite inferir el comportamiento del cliente. La actitud que asume la empresa ante la morosidad y la imagen que se expone ante los clientes es esencial.
El cliente moroso observa a la organización y evalúa hasta dónde es el plazo máximo que puede incumplir. Es una actitud que le permite extender los plazos para asumir sus obligaciones.
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