Hacer seguimiento al flujo de caja es fundamental, pues se trata de una herramienta financiera que presenta un detalle de los flujos de ingresos y egresos de dinero que tiene una empresa en un período dado.
Al flujo de caja también se le conoce como cash flow. Se caracteriza por dar cuenta de lo que efectivamente ingresa y egresa del negocio, como los ingresos por ventas o el pago de cuentas (egresos).
Por qué es importante hacer seguimiento al flujo de caja
La importancia del flujo de caja radica en que nos permite conocer en forma rápida la liquidez de la empresa mediante la visualización y análisis de información clave que nos ayuda a tomar decisiones como:
- ¿Cuánta mercadería podemos comprar?
- ¿Podemos comprar al contado o es necesario solicitar un crédito?
- ¿Debemos cobrar al contado o es posible otorgar crédito?
- ¿Podemos pagar las deudas en su fecha de vencimiento o debemos pedir un refinanciamiento?
- ¿Podemos invertir el excedente de dinero en nuevas inversiones?
Aspectos relevantes para elaborar un flujo de caja
El adecuado registro de los ingresos y egresos nos permite determinar los costos fijos, los costos variables y el margen de contribución exigible al proceso productivo del negocio para obtener el punto de equilibrio o punto de quiebre, que no es más que el punto en el que ni perdemos ni ganamos dinero. De ahí para arriba todo es ganancia.
Para elaborar un flujo de caja debemos contar con la información sobre los ingresos y egresos de la empresa. Esta información figura es de conocimiento de nuestra área administrativa y es importante mantenerla ordenada y actualizada porque nos permitirá proyectar los flujos de caja hacia el futuro.
Considera que algunos ejemplos de ingresos son: los ingresos por venta, el cobro de deudas, alquileres, el cobro de préstamos, intereses, etc.
Por su parte, ejemplos de egresos o salidas de dinero, son: el pago de facturas, pago de impuestos, pago de sueldos, préstamos, intereses, amortizaciones de deuda, servicios de agua o luz, etc.
La diferencia entre los ingresos y los egresos se conoce como saldo o flujo neto, por lo tanto constituye un importante indicador de la liquidez de la empresa. Si el saldo es positivo significa que los ingresos del período fueron mayores a los egresos (o gastos). Por otro lado, si es negativo significa que los egresos fueron mayores a los ingresos.
Asimismo, debemos considerar que en el flujo de caja no se utilizan términos como “ganancias” o “pérdidas”, dado que no se relaciona con el estado de resultados.
Finalmente, elaborar un flujo de caja proyectado nos permite:
- Anticiparnos a futuros déficit de efectivo y, de ese modo, poder tomar la decisión de buscar financiamiento de manera oportuna.
- Establecer una base sólida para sustentar el requerimiento de créditos, al presentarlo dentro de nuestro plan o proyecto de negocios.
- Considerar invertir los saldos positivos acumulados en algunos períodos para así generar una fuente de ingresos adicionales al core business.
- Calcular la viabilidad de un proyecto de inversión mediante el VAN (Valor Actual Neto) y el TIR (Tasa Interna de Retorno), incorporando las tasas de interés bancarias y los costos de oportunidad de hacer ese u otro negocio.
Mecanismos de control para gestionar el flujo de caja
La gestión del flujo de caja es clave para lograr el éxito en la empresa. Las organizaciones que logran una buena administración del efectivo tienen más posibilidades de prolongar su actividad a lo largo del tiempo. Las empresas que no lo consiguen pueden llegar a situaciones muy graves, que incluso tengan como consecuencia su desaparición. Por esta razón es importante:
- Realizar previsiones realistas que contemplen la mayor parte de escenarios posibles, así como los costos y previsiones.
- Llevar un control exhaustivo de los cobros desde el mismo momento de la facturación y realizar estos cobros lo más pronto posible. También se debe considerar un protocolo de recobros y evitar al máximo los retrasos en los pagos.
- Controlar existencias. Se debe tener en cuenta que un exceso de compras supone la inmovilización de dinero en el almacén hasta que se cierre el ciclo de explotación, mientras que si nos quedamos cortos podemos perder oportunidades de materializar ventas por no contar con stock.
- Revisar al detalle los gastos, tanto en lo relativo a su necesidad como a los tiempos y formas de pago. Si se puede postergar algún pago sin que influya en la dinámica de gastos o relación con los proveedores, se recomienda hacerlo.
- Hacer monitoreo constante de las cuentas bancarias, para detectar pagos no previstos y vigilar que se paguen solo los gastos previstos.
Como vemos, el flujo de caja es uno de los mejores aliados en cualquier proyecto de inversión y en el día a día de nuestra gestión administrativa financiera. En base a la información que nos entrega con el saldo neto, podemos tomar decisiones estratégicas para el futuro.
En Invenio te brindamos las herramientas para que puedas elaborar y monitorear el flujo de caja de tu empresa. De esta manera, tu empresa podrá prever tener liquidez para poder funcionar adecuadamente.
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