invenioadmin, autor en Invenio

como-mejorar-gestion-cobranzas-empresa-negocio

Gestión de cobranzas: Aliado en el éxito de mi negocio

La gestión de cobranzas, como un aliado estratégico en el éxito de mi negocio, es un concepto esencial. Toda gestión financiera debe tener en claro la importancia de este punto. Esto es así debido a la necesidad de incorporar fondos líquidos para el funcionamiento operativo.

En los planes estratégicos se toma como punto de partida el pronóstico de ventas como el motor que impulsa el funcionamiento del negocio. De la correcta gestión de las cobranzas dependerán los flujos financieros con los que se cancelarán las deudas de corto, mediano y largo plazo.

¿Qué es la gestión de cobranzas?

Para poder comprender correctamente la importancia de la gestión de cobranzas es necesario determinar su definición. En este sentido, se puede afirmar que se trata de todo el conjunto de acciones y gestiones que se efectúan con el objetivo de obtener el pago de los clientes.

En definitiva, lo que se busca es la transformación del rubro cuentas por cobrar en algún activo cuya liquidez permita hacer frente a las obligaciones de la empresa.

Se dice que es un aliado estratégico en el éxito de los negocios debido a que contribuye al logro de la rentabilidad. Es decir, permite maximizar las ganancias a los propietarios. En tal sentido, se aplican una serie de metodologías que permiten lograr esta finalidad.

Tips para optimizar la gestión de cobranzas

Para poder hacer más efectiva y eficiente la gestión de cobranzas, resulta necesario aplicar una serie de acciones estratégicas. Estas permitirán la recuperación de la cartera de morosos e incrementar los ingresos financieros. Algunas de las pautas a seguir son las siguientes:

1.- Segmentación

Este recurso tiene su punto de partida desde que se define el cliente objetivo o el target en el mercado. Su aplicación a la función financiera de gestión de cobranzas resulta esencial debido a que permite conocer con precisión al cliente y agruparlo según sus características de pago. Un ejemplo de este tipo de estrategia es la que aplican los bancos y entidades financieras.

En este sentido, definen clientes en 5 tipos de situaciones crediticias: En la primera se incluyen a los clientes con sus cuentas al día. Luego se va desde la categoría 2 a 4 según el grado de morosidad. Finalmente, la 5° categoría es la que comprende a aquella cartera incobrable.

Una de las ventajas del uso de la segmentación consiste en la posibilidad de gestionar una metodología de pago homogénea. También permite el mejor seguimiento de los casos por parte de sectores especializados. Por ejemplo, aquellos casos en los que se ha recurrido a la ejecución en sede judicial.

2.- Motivación

Aquellos empleados que se encuentran afectados al área de cobranzas deben estar convenientemente capacitados para incentivar al pago. El uso de determinadas estrategias de mensajería, la persuasión, o las ofertas especiales son parte de las formas en que se puede encarar la recuperación de los créditos.

3.- Alternativas de pago

La negociación nunca debe limitarse ni obligar a una sola forma de pago, en todos los casos se debe buscar el equilibrio. Es decir, recurrir a una determinada variedad de alternativas para el pago que permita beneficiar a ambas partes. Debe ser conveniente para el cliente para que cumpla con el acuerdo de pago y también para la empresa en la recuperación del crédito.

Esto implica que se deben estudiar bien las posibilidades que se pueden ofrecer. Es decir, resulta de especial relevancia que las operaciones se encuentren calzadas, así que los plazos promedio de pago a los proveedores deben encontrarse acordes a los plazos promedio de las cobranzas. De esta manera, se garantiza el flujo de efectivo necesario que garantice el cumplimiento de las obligaciones.

Por otra parte, las habilidades de los gestores de cobranzas serán evidentes en las acciones previas al ámbito jurídico. Así se evitan costos de procesos innecesarios, haciendo así más eficiente la función de gestión de cobranzas.

4.- Prevención

Una de las formas que contribuyen a garantizar los flujos de efectivo originados en la gestión de cobranzas comprende acciones como las siguientes:

Comunicación previa recordatoria del vencimiento
Adecuada capacitación e información para los clientes respecto de las características de la gestión de cobranzas y sus costos asociados.
Acordar de antemano las fechas y los medios de pago.
Otorgar beneficios por pagos anticipados, ya sea descuentos, mayor plazo, tasa diferenciada, entre otros.

5.- Percepción

Es uno de los recursos estratégicos por excelencia, ya que permite inferir el comportamiento del cliente. La actitud que asume la empresa ante la morosidad y la imagen que se expone ante los clientes es esencial.

El cliente moroso observa a la organización y evalúa hasta dónde es el plazo máximo que puede incumplir. Es una actitud que le permite extender los plazos para asumir sus obligaciones.

En Invenio somos tus aliados manejando tu administración y tus cobranzas

Piensa en nosotros como tus socios para que tu empresa pueda tener una gestión de cobranzas eficiente y efectiva. En Invenio nos interesa que tú y tu equipo se puedan concentrar en lo que mejor saben hacer: Hacer crecer su negocio de manera sostenible.

Cómo prevenir las crisis de liquidez en tu negocio

Aprender cómo prevenir las crisis de liquidez en tu negocio es una cuestión de vital importancia.

La capacidad de adaptación es una de las principales habilidades blandas que se destacan en los gerentes de administración y finanzas. Éstas salen a la luz en los contextos más graves. Un claro ejemplo lo constituye el caso del impacto de la pandemia por circulación de COVID – 19.

Aprende cómo prevenir las crisis de liquidez en tu negocio

¿Qué es la liquidez?

La liquidez se define como la posibilidad que tienen los activos en transformarse en efectivo. En este sentido, se puede clasificar según su plazo de realización:

Largo plazo:

Se trata de aquellos bienes o derechos que integran el activo y que no tienen posibilidades concretas de realización antes de períodos superiores a los 12 meses. Por ejemplo: los inmuebles, obras de arte, etc.

Mediano plazo:

Son aquellos bienes cuyo periodo de realización supera los 4 meses.

Corto plazo:

Son los activos que tienen la posibilidad de convertirse en efectivo en períodos casi inmediatos o inferiores al mes. Por ejemplo, los depósitos en dinero, moneda extranjera, etc.

Por otra parte, el cálculo de este indicador surge del cociente entre los activos corrientes y el pasivo corriente. Si el valor obtenido es superior a la unidad, se interpreta que la capacidad de que los activos se conviertan en dinero es bastante rápida.

En contraste, si el resultado es menor a uno, se avizoran problemas de liquidez.

¿Cómo prevenir las crisis de liquidez?

La importancia del seguimiento y control de los índices de liquidez radica en las consecuencias de la falta de efectivo.

Toda organización requiere de dinero en efectivo o activos líquidos para su funcionamiento y desarrollo. En este sentido, el descontrol en el equilibrio de los flujos de ingresos y egresos claramente conduce a la bancarrota.

El impacto negativo de los momentos de crisis requiere de habilidades especiales para lograr sortear los obstáculos con éxito. Algunas formas de prevenir las crisis de liquidez son:

1.- Optimización

El primer paso en el proceso de mejorar la productividad y la eficiencia en el manejo de los recursos es el estudio de procesos. Analizar cómo estamos trabajando es de vital importancia para poder establecer cuáles son los errores que se están cometiendo.

Para ello resulta relevante evaluar cómo se realiza cada una de las actividades operativas, la distribución de funciones, la estructura organizacional, etc. Así se podrá valorizar los costos operativos de las ineficiencias. Estas se traducen en tiempos ociosos, tareas repetitivas de escaso valor agregado, superposición de funciones, etc.

El manejo del activo fijo y de los flujos de fondos no escapan a esta realidad. Por consiguiente, cualquier mejora en los procesos organizacionales tiene un impacto positivo en términos de liquidez. Esto se acentúa en tiempos de crisis en los que se enfrentan situaciones de reducción de costos.

2.- Control de stock

El manejo eficiente de los almacenes y el inventario de productos contribuye a mejorar la liquidez optimizando el flujo de ingresos y la reducción del costo. Por ejemplo, la celeridad en las entregas reporta un menor plazo de cobranzas.

Asimismo, la mejor ubicación de los almacenes o las alianzas con proveedores permiten reducir los plazos de entrega y los costos de mantenimiento de inventarios.

Otra cuestión necesaria es la adecuada distribución física en los almacenes. Una buena metodología es el ABC, en la que se rankean los productos según su valor. Ello permite evitar pérdidas, robos y sustracciones, como así también seguros y vigilancia.

3.- Negociación

Las habilidades de los gerentes para entablar relaciones con clientes y proveedores resultan esenciales. En este sentido, se valora la optimización de la cadena de abastecimiento como herramienta que permite reducir los flujos de egresos.

De esta manera, se mejoran los índices de liquidez reduciendo los pasivos corrientes.

En contraste, los acuerdos con los clientes contribuyen aportando plazos de cobranzas menores.

4.- Segmentación

Las estrategias de segmentación de clientes no solo son de utilidad para la captación de nuevas ventas, sino también para la gestión financiera de las cobranzas.

Ello tiene un impacto directo en los índices de liquidez. Esto se agudiza en períodos de crisis en los que la negociación por sectores permite lograr acuerdos de cobranzas más personalizados.

5.- Plazos de pago

En tiempos de crisis de liquidez es necesario calzar las operaciones de modo tal que los pagos se extiendan en el tiempo más que las cobranzas.

En este sentido, son muchas las estrategias aplicables y los costos asociados. Por ejemplo, se puede acudir al financiamiento bancario o extender los plazos de pago de impuestos. Las tasas de financiamiento de los planes de pago impositivos, a veces, incluyen bonificaciones o ayudas.

6.- Flujos de emergencias

En el caso de las crisis de liquidez temporales o en las oscilaciones producidas por la estacionalidad, es conveniente disponer de reservas. La constitución de inversiones de corto plazo permite aportar ganancias y fondos a los períodos en que se producen descalces.

Algunos ejemplos de las alternativas en las que se pueden realizar colocaciones de los excedentes de fondos en las épocas de bonanza son: depósitos a plazo fijo, fondos comunes de inversión, obligaciones negociables, acciones de fácil realización, etc.

En Invenio te brindamos las herramientas para que puedas evitar problemas de liquidez como la implementación y manejo del flujo de caja de tu empresa. De esta manera, tu empresa podrá prever tener liquidez para poder funcionar adecuadamente. ¡Contáctanos!

Cómo controlar y hacer seguimiento al flujo de caja

Hacer seguimiento al flujo de caja es fundamental, pues se trata de una herramienta financiera que presenta un detalle de los flujos de ingresos y egresos de dinero que tiene una empresa en un período dado.

Al flujo de caja también se le conoce como cash flow. Se caracteriza por dar cuenta de lo que efectivamente ingresa y egresa del negocio, como los ingresos por ventas o el pago de cuentas (egresos).

Por qué es importante hacer seguimiento al flujo de caja

La importancia del flujo de caja radica en que nos permite conocer en forma rápida la liquidez de la empresa mediante la visualización y análisis de información clave que nos ayuda a tomar decisiones como:

¿Cuánta mercadería podemos comprar?
¿Podemos comprar al contado o es necesario solicitar un crédito?
¿Debemos cobrar al contado o es posible otorgar crédito?
¿Podemos pagar las deudas en su fecha de vencimiento o debemos pedir un refinanciamiento?
¿Podemos invertir el excedente de dinero en nuevas inversiones?

Aspectos relevantes para elaborar un flujo de caja

El adecuado registro de los ingresos y egresos nos permite determinar los costos fijos, los costos variables y el margen de contribución exigible al proceso productivo del negocio para obtener el punto de equilibrio o punto de quiebre, que no es más que el punto en el que ni perdemos ni ganamos dinero. De ahí para arriba todo es ganancia.

Para elaborar un flujo de caja debemos contar con la información sobre los ingresos y egresos de la empresa. Esta información figura es de conocimiento de nuestra área administrativa y es importante mantenerla ordenada y actualizada porque nos permitirá proyectar los flujos de caja hacia el futuro.

Considera que algunos ejemplos de ingresos son: los ingresos por venta, el cobro de deudas, alquileres, el cobro de préstamos, intereses, etc.

Por su parte, ejemplos de egresos o salidas de dinero, son: el pago de facturas, pago de impuestos, pago de sueldos, préstamos, intereses, amortizaciones de deuda, servicios de agua o luz, etc.

La diferencia entre los ingresos y los egresos se conoce como saldo o flujo neto, por lo tanto constituye un importante indicador de la liquidez de la empresa. Si el saldo es positivo significa que los ingresos del período fueron mayores a los egresos (o gastos). Por otro lado, si es negativo significa que los egresos fueron mayores a los ingresos.

Asimismo, debemos considerar que en el flujo de caja no se utilizan términos como “ganancias” o “pérdidas”, dado que no se relaciona con el estado de resultados.

Finalmente, elaborar un flujo de caja proyectado nos permite:

Anticiparnos a futuros déficit de efectivo y, de ese modo, poder tomar la decisión de buscar financiamiento de manera oportuna.
Establecer una base sólida para sustentar el requerimiento de créditos, al presentarlo dentro de nuestro plan o proyecto de negocios.

Considerar invertir los saldos positivos acumulados en algunos períodos para así generar una fuente de ingresos adicionales al core business.
Calcular la viabilidad de un proyecto de inversión mediante el VAN (Valor Actual Neto) y el TIR (Tasa Interna de Retorno), incorporando las tasas de interés bancarias y los costos de oportunidad de hacer ese u otro negocio.

Mecanismos de control para gestionar el flujo de caja

La gestión del flujo de caja es clave para lograr el éxito en la empresa. Las organizaciones que logran una buena administración del efectivo tienen más posibilidades de prolongar su actividad a lo largo del tiempo. Las empresas que no lo consiguen pueden llegar a situaciones muy graves, que incluso tengan como consecuencia su desaparición. Por esta razón es importante:

Realizar previsiones realistas que contemplen la mayor parte de escenarios posibles, así como los costos y previsiones.
Llevar un control exhaustivo de los cobros desde el mismo momento de la facturación y realizar estos cobros lo más pronto posible. También se debe considerar un protocolo de recobros y evitar al máximo los retrasos en los pagos.
Controlar existencias. Se debe tener en cuenta que un exceso de compras supone la inmovilización de dinero en el almacén hasta que se cierre el ciclo de explotación, mientras que si nos quedamos cortos podemos perder oportunidades de materializar ventas por no contar con stock.
Revisar al detalle los gastos, tanto en lo relativo a su necesidad como a los tiempos y formas de pago. Si se puede postergar algún pago sin que influya en la dinámica de gastos o relación con los proveedores, se recomienda hacerlo.
Hacer monitoreo constante de las cuentas bancarias, para detectar pagos no previstos y vigilar que se paguen solo los gastos previstos.

Como vemos, el flujo de caja es uno de los mejores aliados en cualquier proyecto de inversión y en el día a día de nuestra gestión administrativa financiera. En base a la información que nos entrega con el saldo neto, podemos tomar decisiones estratégicas para el futuro.

En Invenio te brindamos las herramientas para que puedas elaborar y monitorear el flujo de caja de tu empresa. De esta manera, tu empresa podrá prever tener liquidez para poder funcionar adecuadamente.

flujo-de-caja-que-es-como-elaborarlo-asesor-financiero

Flujo de caja: Qué es y cómo elaborarlo

El flujo de caja es una herramienta financiera que ayuda a ordenar los ingresos y egresos de efectivo que tiene la empresa durante un tiempo determinado. Usualmente se realiza para un periodo de corto plazo, es decir, ayuda a conocer la liquidez de tu negocio en periodos cortos.

¿Para qué sirve el flujo de caja?

El principal objetivo del flujo de caja es ayudarte a determinar si tu negocio está generando suficiente dinero para que puedas cumplir con tus compromisos y obligaciones. De hecho, es una de las mejores herramientas para hacer una buena planificación y administración financiera.

Se pueden hacer flujos de caja para negocios ya establecidos, nuevos proyectos, para evaluar una idea de negocio o para analizar si conviene o no hacer una inversión puntual, como la compra de una nueva máquina que te permita ampliar tu capacidad instalada.

¿Por qué es importante conocer y elaborar el flujo de caja?

El cash flow (otra forma de llamar a esta herramienta) muestra el dinero en efectivo que ha entrado y salido de la caja.

De esta manera, se podrán gestionar las finanzas del negocio de manera adecuada, para así garantizar un flujo permanente y suficiente de dinero que permita hacer frente a las deudas (pasivos), financiar sus operaciones y retribuir el rendimiento esperado.

Es fundamental considerar que una buena administración de efectivo creará confianza en tus proveedores, inversionistas y clientes.

También se puede hacer un flujo de caja proyectado, que te permite estimar números a futuro, y así anticiparte a algún déficit que pueda haber, o estimar una ganancia extra que puede ser planificada como inversión.

¿Qué se necesita para elaborar un flujo de caja?

Armar un cash flow no es difícil, de hecho existen recursos descargables de internet, como plantillas, que te pueden dar una idea de por dónde empezar. Sin embargo, se requiere de organización y constante monitoreo para manejarlo bien y aprovechar el máximo de su potencial. En principio, para armar un flujo de caja, es necesario:

Revisar tu estado de cuenta bancario para que puedas obtener el saldo inicial, punto de partida del flujo.
Definir un periodo a analizar.
Registrar todos los ingresos recibidos de ese periodo.
Registrar los gastos o egresos en el periodo.
Calcular la diferencia entre los ingresos totales y gastos o egresos totales, junto con el monto inicial.

Pasos para elaborar un flujo de caja

1-Estima tus ventas futuras

Lo primero que tienes que hacer para elaborar tu flujo de caja es armar una estimación de tus ventas futuras, ya que a partir de ello podrás estimar tus ingresos y egresos. Además, esto también te ayudará a determinar cuánta maquinaria (activos fijos), personal y materias primas necesitarás.

2-Identifica todas las entradas de dinero en efectivo

Identifica todos los ingresos de efectivo que vayas a tener. Entre los más comunes están:

Ventas al contado

Las ventas al contado son todas aquellas ventas de bienes o servicios que esperas hacer mes a mes y que cobrarás al contado.

Cobros por ventas a crédito

Son las ventas a plazos que realizas. Esto implica que no recibas de inmediato el dinero de la venta que realices, sino en plazos que variarán de acuerdo con tus políticas de crédito que has negociado con tus clientes ya seas una empresa de productos o servicios.

Otras entradas de dinero en efectivo

Se trata de entradas adicionales de dinero, que no son producto de las actividades regulares de tu negocio. Por ejemplo, como por ejemplo la venta de desechos (como el aserrín en una carpintería, los retazos no utilizados en una sastrería), la recuperación de depósitos a plazo fijo y otros similares.

3-Identifica todas tus salidas de dinero en efectivo

Ahora toca identificar todas las salidas de dinero en efectivo que tendrás en cada periodo, tanto las fijas como las extraordinarias. Considera que si las compras de materia prima tienen un mes de plazo para cancelarse, se registrarán el mes que se paguen y no el momento que se reciban. Entre las más comunes se tiene:

Compras de materias primas e insumos.
Compra de maquinaria y equipo en efectivo.
Servicios de terceros (transporte, flete de maquinaria, etc.)
Pago de deudas del negocio en efectivo.
Alquileres.
Sueldos y salarios de tu personal.
Pagos de seguros de salud entre otros
Gastos por mantenimiento y reparaciones.
Impuestos.
Distribución de ganancias en efectivo.
Etc.

4-Determina tu flujo de caja neto

Para calcular el flujo de caja neto, simplemente:

Restas mes a mes las salidas de efectivo de las entradas de efectivo.
Luego le sumas el efectivo inicial con el que comenzaste el primer mes.
El resultado es el saldo final de efectivo.

Aspectos que influyen sobre la disponibilidad de efectivo

Existen muchas acciones que directa o indirectamente influyen sobre la disponibilidad de efectivo. Por ejemplo:

El precio de venta influye en la rapidez en que los productos se transformarán en dinero efectivo.
El decidir si venderás a crédito, a quién y el plazo influye sobre cuándo y cómo se recibirá el dinero.
La calidad del servicio y la comunicación efectiva influyen en tus ingresos, pues es posible que algunos de ellos no quieran pagarte hasta que sus reclamos hayan sido resueltos.
La relación con tus proveedores puede beneficiarte con descuentos y flexibilidad en las fechas de pago.
La cantidad de materia prima que deseas almacenar ante la posibilidad de que suba de precio o no la encuentres cuando lo necesites, definirá tu nivel de inventarios. Recuerda que son por definición son dinero almacenado y que además el almacenamiento implica ciertos costos.

Estamos conscientes que llevar un Flujo de Caja implica un recurso muy importante: El tiempo. Por ello, en Invenio te ofrecemos todas las ventajas de tener un outsourcing administrativo y de finanzas. De esta manera, tu empresa tendrá siempre liquidez para poder funcionar y crecer.

4 consejos para gestionar el flujo de caja de manera efectiva

El flujo de caja o cash flow es una herramienta administrativa financiera que te permitirá tomar el control del manejo del dinero y analizar su entrada y salida de tu negocio en un período determinado de tiempo para poder mantener operaciones.

Cómo gestionar efectivamente el cash flow o flujo de caja

La gestión adecuada del flujo de caja depende de múltiples factores que se deben analizar periódicamente para así poder tomar decisiones y acciones correctivas a tiempo. Esta herramienta aporta muchísimo valor a la compañía y para ello, el seguimiento constante y disciplinado es fundamental.

Para gestionar de manera efectiva el flujo de caja, se recomienda:

Estructurar el flujo de caja de manera Diaria

Es muy común encontrar modelos de flujos de caja mensuales, plantillas pre hechas que apuntan a que el Flujo se lleve de manera mensual, y puede funcionar si lo que necesitas es llevar una proyección de Flujos a alguna entidad financiera para poder aplicar a un préstamo (suele pasar que lo soliciten).

Pero si lo que deseas es una herramienta que realmente te permita controlar el dinero de la empresa, saber exactamente cuándo entra, cuando sale, a dónde va, qué pagos puedes “patear”, es decir posponer, cuales no,etc, entonces la proyección, su uso y actualización debe ser hecho de manera DIARIA.

A veces sucede que pensamos que no tenemos el tiempo suficiente para hacerlo, pero esta labor es tan importante, especialmente para aquellas empresas que rompen caja por lo menos 1 vez al mes, que necesitan entonces encontrar una persona que lo desarrolle o tercerizar el servicio con especialistas.

El Flujo de Caja debe ser el reflejo de nuestra cuenta bancaria

Se recomienda realizar un flujo de caja por cada cuenta bancaria que se tenga, ya sea por moneda, por banco, etc. Eso nos permitirá tener control al detalle de nuestro dinero. También podemos generar un Flujo de Caja Maestro o Resumen que sea la suma de los otros flujos para poder tener una visión global del total de dinero disponible de la empresa.

Ojo que si tenemos cuentas en distintas monedas, pues habría que hacer un pequeño ejercicio con el tipo de cambio para tener todo en una sola moneda y contar con este vistazo general.

Ahora, es importante entender que el Flujo de Caja necesita de 2 acciones importantes de nuestra parte:

Su proyección, a futuro, y revisión diaria, pueden cambiar algunos supuestos y entonces necesitamos cambiar lo proyectado. Esta herramienta es versátil y flexible justamente para poder hacer cambios según se necesite.

Por ejemplo, si un cobro estaba proyectado para dentro de 15 días y nos avisan que nos pagarán en 5, pues hay que cambiarlo en nuestra proyección para poder visualizar su impacto positivo.

Su actualización, diaria, de lo sucedido el día anterior, eso nos permitirá que siempre nuestro flujo refleje la realidad. Ya sea que tengamos el dinero en el banco o en una caja municipal, si no realizamos la actualización diaria entonces no vamos a poder tomar decisiones basados en información fidedigna, pues el Flujo de caja no estará reflejando la realidad.

Proyectar el Flujo para 3 meses de ser posible

Esto nos permitirá desde ya darnos una idea de la condición de nuestra caja en el futuro y qué variables podemos ajustar para no quedarnos sin caja, es decir sin el efectivo necesario para cubrir nuestras obligaciones o gastos en cierta fecha.

Un flujo proyectado nos permite simular cobros y/o pagos, cambiar fechas simuladas y poder finalmente hacer lo posible para que estos cambios que nos beneficiarían se lleven a cabo.

Por ejemplo, en caso necesitemos que un cliente nos abone unos días antes, pues podríamos desde ya conversar con este cliente para ver la posibilidad de que este deseo se materialice en el futuro.

Hacer seguimiento constante de los pagos y cobros

La mayor parte de las empresas no pagan sus compromisos de manera inmediata, sino que aplazan su pago a 60, 90 o incluso 180 días. Es importante considerar este comportamiento y presionar para cobrar lo más pronto posible para evitar tener problemas de liquidez.

De igual manera, así como se debe aprovechar el cobrar lo más pronto posible, se debe tratar de postergar los pagos, aquellos que sean factibles, el máximo tiempo posible, sin que ello signifique su incumplimiento, pues tu negocio depende de la confianza que tengan los proveedores y prestamistas. Esto aportará mayor flexibilidad en la gestión del flujo de caja.

Es importante tener en orden todas nuestras facturas emitidas y sus vencimientos, estableciendo claramente las condiciones de pago con los clientes y prestando especial atención a los retrasos en los pagos. Este seguimiento servirá, además, para realizar una previsión de cobros adecuada y una evaluación más precisa sobre los plazos de crédito otorgados.

Deja el manejo de flujo de caja en manos de especialistas

El gestionar un flujo de caja de manera eficiente implica visión estratégica en temas administrativos y financieros, pero sobre todo disciplina para no dejar de lado una herramienta tan potente como esta. Por ello es fundamental dejarlo en manos de un outsourcing especializado que se interese en ayudar a que tu negocio crezca.

En Invenio nos preocupamos por tomar decisiones basadas en datos, que favorezcan a tu negocio y te permitan generar la mayor rentabilidad. Contáctanos y comprueba por qué son cada vez más los casos de éxito entre nuestros clientes.

Partners making deal, shaking their hands, sitting in work place, wearing elegant, classic suits, to sign a contract, three professional, confident, stylish, attractive partners find a compromise

¿Por qué un outsourcing administrativo hará más rentable tu negocio?

Cada día se hace más necesario que los negocios se centren en la consolidación de sus objetivos. Por ello, saber por qué un outsourcing administrativo hará más rentable tu negocio permitirá generar estrategias efectivas para reducir costos, maximizar productividad y aumentar ganancias.

El outsourcing administrativo como generador de rentabilidad

Seguramente te has preguntado por qué tanto énfasis en la necesidad de tercerizar determinados servicios. Pues bien, la respuesta inicial “porque genera mayor rentabilidad” puede parecer un poco sencilla, pero explicaremos a detalle los motivos y la importancia de enfocarse en el core del negocio.

Antes que nada, es importante dejar claro que los servicios de outsourcing o tercerización consisten en contratar a una firma externa especializada en proveer servicios que no forman parte de los procesos clave de la organización.

De esta manera, la transferencia de la gestión y ejecución de dichas tareas le permite a las organizaciones enfocarse en los aspectos estratégicos de su negocio, obteniendo ventajas como la optimización de tiempo, dinero y esfuerzo, lo que básicamente se traduce en rentabilidad.

Ventajas de contar con un outsourcing administrativo

Incremento de la rentabilidad

Al contratar un outsourcing administrativo no solo se delegan tareas del día a día a este proveedor de servicios, sino que además liberas a tu negocio de la carga económica que genera:

Tener personal administrativo en planilla.
Dotar de equipos a ese personal.
Contar con la infraestructura para que el personal se instale, de estar trabajando de manera presencial.
Capacitar al personal continuamente.

Es así que el outsourcing administrativo se encarga de administrar, gestionar y optimizar la carga económica y de tareas asociadas, lo que se traduce en reducción de costos y mayor rentabilidad para tu empresa.

Mayor flexibilidad interna

El contratar un outsourcing administrativo nos facilita la adaptación a los cambios que se producen en el mercado. Esto significa que podremos solicitar el servicio de terceros solo en el momento en el que lo necesitemos, como en el caso de campañas y operativos.

Aumento de la productividad

¿Qué significa esto? Pues implica que los trabajadores de la empresa estarán enfocados en asuntos estratégicos y de ejecución, mientras que el outsourcing brindará el servicio de encargarse de realizar todas esas tareas que quitan tanto tiempo y distraen de las actividades de la empresa pero que son realmente necesarias de realizarse. Todo esto significa un aumento en los niveles de productividad.

Decídete a dar el siguiente paso para rentabilizar tu negocio con Invenio

Por qué un outsourcing administrativo hará más rentable tu negocio

Piensa en nosotros como tus aliados para que tu empresa pueda crecer de manera sostenida y acelerada. No solo nos encargaremos de la gestión administrativa, sino que aportaremos visión estratégica, porque nos interesa crecer contigo.

En Invenio nos encargamos de llevar todas las tareas relacionadas a la administración y finanzas para que tú y tu equipo se puedan concentrar en lo que mejor saben hacer: Hacer crecer tu negocio.

¿Llevo Finanzas o Contabilidad?

Primero veamos qué puede hacer cada uno de ellos por ti.

✔️ ¿𝗤𝘂é 𝗵𝗮𝗰𝗲 𝗲𝗹 𝗰𝗼𝗻𝘁𝗮𝗱𝗼𝗿 𝗽𝗼𝗿 𝘁𝗶 𝘆 𝘁𝘂 𝗲𝗺𝗽𝗿𝗲𝘀𝗮?

Para mencionar solo las básicas porque existen más:

Presenta tus impuestos (igv, renta)
Calcula la planilla
Prepara tus Estados Financieros que pueden ser mensuales, trimestrales, anuales (yo te recomiendo que sean mensuales)
Te asesora en temas contables que desconozcas
Te ayuda frente a las fiscalizaciones ante Sunat
y mas…

✔️ ¿𝗤𝘂é 𝗵𝗮𝗰𝗲𝗻 𝗹𝗮𝘀 𝗙𝗶𝗻𝗮𝗻𝘇𝗮𝘀 𝗽𝗼𝗿 𝘁𝗶 𝘆 𝘁𝘂 𝗲𝗺𝗽𝗿𝗲𝘀𝗮?

Antes de contarte, debo decirte que acá voy a hablar de las Finanzas Estratégicas y no de las de a diario que más las llamaría Administración Financiera (tema para otro artículo).

Las Finanzas te ayudan a entender la situación económica/financiera de tu empresa gracias a que te pueden mostrar:

Las Rentabilidades de tu negocio
Global
Por línea de negocio
Por producto o servicio
Por cliente
…por lo que quieras y se pueda obtener
Tu Punto de Equilibrio
Si estás o no haciendo un correcto pricing
El valor de tu empresa en caso desees vender una parte o el total
Cómo optimizar tus costos y gastos
Cómo estructurar un proyecto de inversión
Etc

Y con algunas de estas herramientas te ayuda a abrir los ojos ante clientes no rentables, líneas de negocios que son subsidiadas por otras, productos de rentabilidad negativa, a reconocer cotizaciones con pricing incorrectos que hayas realizado o estés realizando, etc.

En resumen, puedes tomar decisiones ahora sí con la certeza de que estás en control de tus números porque los conoces.

Entonces, la contabilidad y las finanzas hacen cosas distintas por ti, NO SON LO MISMO..

¿Necesitas ambos?

Si. No tienes que elegir. Deberías llevar los 2.

👉La contabilidad NO requiere de las Finanzas, pero las Finanzas SÍ de la Contabilidad.

👉La contabilidad es INPUT de las Finanzas. Es decir los financieros comenzamos a trabajar una vez que contabilidad acaba, porque son ellos quienes nos proveen de la info que necesitamos.

Primero veamos qué puede hacer cada uno de ellos por ti.

✔️ ¿𝗤𝘂é 𝗵𝗮𝗰𝗲 𝗲𝗹 𝗰𝗼𝗻𝘁𝗮𝗱𝗼𝗿 𝗽𝗼𝗿 𝘁𝗶 𝘆 𝘁𝘂 𝗲𝗺𝗽𝗿𝗲𝘀𝗮?

Para mencionar solo las básicas porque existen más:

Presenta tus impuestos (igv, renta)
Calcula la planilla
Prepara tus Estados Financieros que pueden ser mensuales, trimestrales, anuales (yo te recomiendo que sean mensuales)
Te asesora en temas contables que desconozcas
Te ayuda frente a las fiscalizaciones ante Sunat
y mas…

✔️ ¿𝗤𝘂é 𝗵𝗮𝗰𝗲𝗻 𝗹𝗮𝘀 𝗙𝗶𝗻𝗮𝗻𝘇𝗮𝘀 𝗽𝗼𝗿 𝘁𝗶 𝘆 𝘁𝘂 𝗲𝗺𝗽𝗿𝗲𝘀𝗮?

Antes de contarte, debo decirte que acá voy a hablar de las Finanzas Estratégicas y no de las de a diario que más las llamaría Administración Financiera (tema para otro artículo).

Las Finanzas te ayudan a entender la situación económica/financiera de tu empresa gracias a que te pueden mostrar:

Las Rentabilidades de tu negocio
Global
Por línea de negocio
Por producto o servicio
Por cliente
…por lo que quieras y se pueda obtener
Tu Punto de Equilibrio
Si estás o no haciendo un correcto pricing
El valor de tu empresa en caso desees vender una parte o el total
Cómo optimizar tus costos y gastos
Cómo estructurar un proyecto de inversión
Etc

En resumen, puedes tomar decisiones ahora sí con la certeza de que estás en control de tus números porque los conoces.

Entonces, la contabilidad y las finanzas hacen cosas distintas por ti, NO SON LO MISMO..

¿Necesitas ambos?

Si. No tienes que elegir. Deberías llevar los 2.

👉La contabilidad NO requiere de las Finanzas, pero las Finanzas SÍ de la Contabilidad.

👉La contabilidad es INPUT de las Finanzas. Es decir los financieros comenzamos a trabajar una vez que contabilidad acaba, porque son ellos quienes nos proveen de la info que necesitamos.

El problema de no saber que eres El Problema

Una coach de liderazgo se acercó a una conocida empresa local a realizar un programa de desarrollo de talento directivo para sus mandos medios (Jefaturas) y gerencias. La consultora fue llamada expresamente por el Gerente General porque él sentía que había un problema de falta de motivación y una clara rotación no deseada en este segmento clave de la empresa. Ella propuso un Programa de trabajo de 2 semanas con todo el equipo incluidos analistas y asistentes. En esta semana no estaría presente el Gerente General, Jorge, pues salía de vacaciones y tenía un viaje ya programado. Algo siempre había sido claro para Jorge, quien era como un padre para todos: su gente lo adoraba y le eran leales porque él podía ver el esfuerzo que realizaban para quedarse trabajando hasta altas horas de la noche en la oficina para cumplir con las fechas límite que él colocaba… más claro no podía estar, su gente lo amaba.💘 Al terminar la primera semana de trabajo la coach se reunió con Jorge, que justo había regresado de su viaje, y le dice “Ya sé cual es el problema, ya sé porque tu gente se siente tan desmotivada y estresada”, Él emocionado se sienta y piensa “hoy mismo solucionamos esto”

“El problema eres tú, mi estimado Jorge”

Te imaginarás la cara de Jorge al escuchar tan descabellada afirmación, acaso se había vuelto loca esta mujer? ¿no le había quedado claro ya que los empleados de la empresa estaban contentos con Jorge?

“No entiendo, sabes hacer tu trabajo o llamo a alguien que sí sea capaz de hacer las cosas bien?”, casi vociferó Jorge

“¿Tu me has contratado para que te ayude o había un segundo encargo o restricción de que lo que te diga te haga sentir bien?, tu me pagas para encontrar la raíz del problema no para caerte bien” le respondió ella, sin perder la calma por un solo instante.

Cuando Jorge escuchó esto, algo pasó en él y a pesar de su inicial renuencia, se colgó de algún hilo de humildad que por ahí andaba dando vueltas dentro de él, le ganó a su ego y finalmente aceptó continuar con la semana de consultoría restante.

La semana que siguió fue dura porque le tocó escuchar, leer y entender todo lo que sus trabajadores pensaban de él, cómo se sentían con respecto a su trato y finalmente logró responder la gran incógnita que le venía dando vueltas en su cabeza (y cuya respuesta para usted querido lector ya debe ser obvia),

¿por qué entonces las personas trabajan tan duro y parejo sino lo amaban como él siempre había pensado, sino era amor al trabajo tampoco, entonces que era?… Simple: Miedoa quedarse sin trabajo, en la calle -que por cierta está dura- y sin un ingreso fijo mes a mes.

Y claro, su gente le tenía cariño y respeto, el hombre no era malo, pero sus cambios de humor constantes, sus pésimas formas para contestarle a las personas, su forma de responder (o gritar en la mayoría de casos) frente a los errores de su gente, su forma retrógrada de pensar con respecto a respetar el horario de trabajo y el tiempo personal de sus colaboradores … en fin muchos factores que inclinaban la balanza hacia el desánimo y la mala gana.😔

Finalmente, Jorge entendió que tenía cosas por cambiar y mejorar y decidió llevar sesiones personalizadas con la coach para superar algunos temas personales que no le permitían crecer como lider, quería encontrar la raíz de estas creencias limitantes, que como siempre y para todos suelen estar en la niñez.

Y la verdad es que yo me quito el sombrero frente a la determinación de Jorge porque me he topado con personas que lejos de superar su ego, aceptar que no son perfectos, decir disculpas tantas al veces al día como sea necesario y reconocer que los problemas de la empresa que gerencian son el resultado de sus falencias personales directa o indirectamente, niegan cualquier pequeña posibilidad de que ellos sean los equivocados, quienes están fallando. Conozco muy pocos gerentes y gerentas de sus empresas como el nuevo Jorge, en cambio conozco muchos y muchas mas como él solía ser pero que a los ojos del mundo no se muestran así desde un inicio, y es que en el fondo saben que ser egoístas de manera abierta no está ni estará de moda nunca.✋🏻

“El problema eres tú, mi estimado Jorge”

“No entiendo, sabes hacer tu trabajo o llamo a alguien que sí sea capaz de hacer las cosas bien?”, casi vociferó Jorge

¿por qué entonces las personas trabajan tan duro y parejo sino lo amaban como él siempre había pensado, sino era amor al trabajo tampoco, entonces que era?… Simple: Miedoa quedarse sin trabajo, en la calle -que por cierta está dura- y sin un ingreso fijo mes a mes.

organizar-tiempo-dinero-finanzas-consultores-invenio

Cómo administrar mejor el dinero y el tiempo

El tema de la administración de recursos ha sido un tema tabú durante mucho tiempo. Aprendemos a gastar por observación, pero no nos enseñan cómo ahorrar y administrar mejor el dinero y el tiempo, recursos imprescindibles para triunfar a mediano y largo plazo.

Disciplina y hábitos, claves para administrar mejor el dinero y el tiempo

Dos de los recursos más importantes y escasos que existen son el dinero y el tiempo. Por ello es importante administrarlos y aprovecharlos al máximo.

Entonces…¿Cómo administrar mejor el dinero y el tiempo?

Debemos empezar con adecuar nuestros hábitos personales, eso influirá directamente en nuestras finanzas de empresas.

Mientras mayor disciplina en nuestras finanzas personales, mejor manejaremos los demás aspectos en nuestras vidas. Veamos:

Guarda el 10% de todo lo que ganas para invertir

Existe un punto de vista defendido por muchas personas muy exitosas financieramente, que es el siguiente: “págate a ti mismo primero”.

¿Qué significa esto?

Se trata de un hábito financiero saludable que consiste en separar el 10% de cualquier ingreso e invertir ese monto, no solo “separarlo”, es importante que hagas rendir su valor.

Esto se debe hacer incluso cuando los ingresos son muy bajos, pues incluso comenzar con el presupuesto un poco más apretado te obliga a ser creativo, bien sea a la hora de ahorrar o a la hora de crear oportunidades que generen nuevos ingresos.

Para eso vale la pena estudiar las diferentes posibilidades del mercado, desde la renta fija, hasta los cripto activos pasando por la bolsa de valores y elegir la inversión que se adecúe mejor a tu perfil.

Ponle un límite a tus gastos variables

Otros grandes enemigos de nuestra vida financiera son los gastos variables. Con esto nos referimos a aquellos que no han sido definidos ni limitados en el presupuesto. Por ejemplo, un almuerzo con los colegas de la oficina en un restaurante caro…o al contrario, los “gastos hormiga”, aquellos que son muy pequeños, pero acumulados pueden implicar un gran gasto.

El gran problema de los gastos variables es que nunca se sabe el valor exacto al final del mes porque no hay control ni límite de gastos y no hay idea de cuál es el valor ideal para no comprometer tu presupuesto. Además, no se estima su rentabilidad.

Para optimizar lo relacionado a tus gastos variables:

Asigna un límite a ese tipo de gastos.
Registra todos los gastos de manera visible, sean pequeños o grandes.
Reconsidera los lugares donde vas a realizar esos gastos, así como la cantidad de salidas.

Todo lo que no es un gasto fijo es un gasto variable. Sin embargo, es importante asignar un monto determinado a actividades recreativas, antojos y gastos inesperados.

Sabemos que tu objetivo es ahorrar dinero, pero si terminas sacrificándote con demasiada dureza, también puedes terminar renunciando al ahorro por completo. Para ello debemos establecer un límite para no restringirnos y no malgastar.

Además del límite para este tipo de gastos, para administrar mejor el tiempo y el dinero también se recomienda establecer recompensas pequeñas para cuando logres una meta. Así generarás estímulo por motivación.

Evita pedir financiamiento

Los financiamientos pueden ser en ocasiones un peligro para el pequeño y mediano negocio, ya que representan un compromiso a largo plazo y suelen cobrar intereses elevados.

Estamos conscientes de que no siempre es posible evitar los financiamientos y préstamos, pero, para administrar mejor el tiempo y el dinero siempre que puedas:

Haz un estudio comparativo de las condiciones y las tasas de interés. Usualmente están en portales como el de la SBS.
Busca reducir el número de cuotas mensuales y amortizar el capital o principal cada vez que puedas.
Considera alternativas, como el factoring u otra herramienta de capital de trabajo.

Recuerda que los financiamientos también deben ser incluidos en tu flujo de caja y presupuesto, si los llevas.

Huye de los financiamientos en pequeñas cuotas e intereses altos

Un financiamiento en cuotas no es más que un préstamo visto desde otra perspectiva. Independientemente de que el financiamiento sea corto, piensa bien antes de dividir una compra en cuotas.

Ten siempre presente que la gran mayoría de las veces, las cuotas representan intereses altos y un desvío en la atención al pago total de la deuda. Mientras menos tiempo te tome salir de un financiamiento, menos intereses pagarás y menos dinero tendrás comprometido a futuro.

Amortiza tus deudas lo antes posible

Si ya has obtenido un préstamo a tu nombre o a nombre de la empresa, piensa en prepagar lo más pronto posible para reducir la duración del contrato y, evidentemente, los intereses. Esto te permitirá administrar mejor el tiempo y el dinero del presupuesto mensual.

Ojo, no significa que te debas ahogar ni que el flujo de efectivo de tu negocio sea para pagar las deudas. Lo ideal es usar un dinero que esté “sobrando” para adelantar las cuotas. O sea, nada de tocar los gastos fijos.

Por ejemplo, puedes reservar para ello el dinero recibido por un trabajo extra que hayas realizado y que no entre en tus ingresos habituales.

Otra condición importante para seguir este consejo, es que tu costo de oportunidad con tu stock de efectivo sea bajo o incluso menor al costo de tu endeudamiento. Es decir, que puedas ser honesto contigo mismo o tu empresa e identificar si puedes lograr obtener una rentabilidad con el dinero mayor al costo del préstamo. Si no lo puedes lograr, hace mas sentido que prepages, pero de lo contrario, podrías rentabilizar ese dinero en lugar de prepagar y obtener un diferencial por el arbitraje de tasas que estás obteniendo.

Delega tareas, organiza tus actividades y automatiza procesos

Repartir tareas operativas entre tus colaboradores/as permite que puedas disponer mejor de tu tiempo y dinero. Esto te permitirá dedicarte a tus pendientes estratégicos y prioritarios.

Además de eso, puedes incorporar el uso de aplicativos y programas que te liberan de tareas tediosas y automatizar procesos. Esto incluye correos automáticos, débitos automáticos, uso de plantillas, etc.

Busca asesoría financiera

Es comprensible que no todo el mundo tenga la misma facilidad para comprender sobre finanzas y mucho diseñar planes de ahorro e inversión.

Las finanzas son fáciles y difíciles a la vez. Es decir, tiene que ver con el punto de vista, y por eso es relativo. Para un empresario dedicado a confeccionar calzados, las finanzas pudieran parecer una tarea imposible, pero armar un zapato, hacer los cortes, el aparado, y unirlo y darle el toque final le puede parecer lo más sencillo del mundo.

Y viceversa. Al financiero le puede parecer un mundo si le dan el encargo de fabricar un par de zapatos. No por gusto hay un refrán que dice: “Zapatero a su zapato”, es decir, cada uno haga aquello en lo que es bueno.

Por ello, en Invenio te tendemos la mano y nos ponemos a tu disposición para ayudarte a replantear tu situación financiera y hacer crecer tu negocio. ¡Contáctanos!

La Silla de 19 patas

¿Te has sentado alguna vez en una silla de 19 patas? Es probable que físicamente no.

Pero tú y yo sí conocemos personas que lo han hecho, y es más, hasta podríamos ser una de ellas…. Y es que se trata de personas que lo hacen -o hacemos- a diario de hecho. No es tan exclusivo tener una de estas rarezas aunque no lo crean, al mejor estilo de un Trono de Hierro de la serie Game of Thrones. Y es que estas personas, estos poseedores se llaman Gerentes Generales 👑.

Hay una analogía que siempre suelo contarle a mi equipo cuando le explico sobre la labor que algún día tendrán, el día que cada uno de ellos me dé la alegría de contarme que me dejan para irse a emprender. Yo les suelo decir, “Chic@s, una empresa es como una silla de 19 patas. Cada pata es un área, y TODAS son importantes, si una falla, y aunque parezca raro… la silla se va a tambalear.” 👆

(No encontré ninguna foto de una silla con 19 patas. Aparentemente mi ejemplo no ha sido pensado por nadie y no tuve tiempo de mandar diseñar una….foto. Buena señal de que mi ejemplo es innovador 😉 )

Yo sé que precisamente, porque son tantas patas con mucha más confianza a quienes les pregunto siempre tienden a despreocuparse, pues porque con 18 “bastarían” para mantener la estabilidad si 1 pata falla… pero ¿sabes qué? En una empresa eso no funciona así.

Una empresa es tan compleja como un auto 🚗, o como un ser humano 🏃. Con varios sistemas al interior, todos dependientes el uno del otro.

Y aquí 2 datos para que comprendas a que nivel de complejidad me puedo referir.

✔️De los autos existentes, los de Fórmula 1 son los que menos piezas tienen. Unas 60 mil piezas, pero para un coche promedio se estima que el numero va entre 70 y 90 mil.

✔️Y para el 2do caso, pues debes saber que el ADN de todo nuestro cuerpo posee una longitud de más de 100 mil millones de kilómetros. Una extensión que representada físicamente podría cubrir la distancia de la Tierra a la Luna unas 7000 veces, y cuyo peso sería únicamente de 0,18 gramos.

Y sí, en el cuerpo humano tenemos sistema límbico, respiratorio, urinario, cardiovascular, etc. y en el auto tenemos sistema de suspensión, de dirección, de inyección, de transmisión, eléctrico, etc… pero, la verdad es que no podemos descuidar ni un solo órgano enfermo porque de ser negligente –por ejemplo- con un corte, puede agravarse en infección y ésta en septicemia, como tampoco te puedes olvidar de reparar tu ventilador del radiador -tan solo porque te falte tiempo- porque cuando se te funda el motor por recalentamiento y tengas que hacer bajada de motor……. será muy tarde y gastarás un dineral!! 💲💲💲

Es cierto también que hay áreas funcionales más críticas que otras, que hay áreas core de negocio y áreas de soporte (no estratégicas) y sin embargo ser en extremo negligentes con algunas de ellas equivale a un fracaso seguro❌. Es una ceguera auto-impuesta, como leí en otro artículo hace unos días.

Ningunear a una de nuestras patas (áreas) en una empresa es una necedad. Es tonto, es vano, es fútil, y aunque se puede hacer y muchos gerentes lo hacen a sabiendas o por desconocimiento, la única que paga los platos rotos es la pobre persona jurídica, es decir la empresa, que podrá ser un ente no humano, pero que sufre como cualquiera a la que le hacen un daño intencionado o no.

Realmente le deseo a todos los líderes y gerentes que cuando les pregunten cuál es el área más importante de sus empresas 👀, sepan responder a cabalidad: Todas las areas, y Ninguna en especial. Todas y Ninguna, porque si no lo ven así, ya pueden irse explicando porque van como van con sus empresas. Felizmente, si somos humildes nunca es tarde para mejorar! 💯

💡¿Y a tu silla, cuántas patas le faltan?💡