Cómo prevenir crisis de liquidez

Cómo prevenir las crisis de liquidez en tu negocio

Aprender cómo prevenir las crisis de liquidez en tu negocio es una cuestión de vital importancia. 

La capacidad de adaptación es una de las principales habilidades blandas que se destacan en los gerentes de administración y finanzas. Éstas salen a la luz en los contextos más graves. Un claro ejemplo lo constituye el caso del impacto de la pandemia por circulación de COVID – 19.

Aprende cómo prevenir las crisis de liquidez en tu negocio

¿Qué es la liquidez?

La liquidez se define como la posibilidad que tienen los activos en transformarse en efectivo. En este sentido, se puede clasificar según su plazo de realización:

  • Largo plazo: 

Se trata de aquellos bienes o derechos que integran el activo y que no tienen posibilidades concretas de realización antes de períodos superiores a los 12 meses. Por ejemplo: los inmuebles, obras de arte, etc.

  • Mediano plazo: 

Son aquellos bienes cuyo periodo de realización supera los 4 meses.

  • Corto plazo:

Son los activos que tienen la posibilidad de convertirse en efectivo en períodos casi inmediatos o inferiores al mes. Por ejemplo, los depósitos en dinero, moneda extranjera, etc.

Por otra parte, el cálculo de este indicador surge del cociente entre los activos corrientes y el pasivo corriente. Si el valor obtenido es superior a la unidad, se interpreta que la capacidad de que los activos se conviertan en dinero es bastante rápida.

En contraste, si el resultado es menor a uno, se avizoran problemas de liquidez.

¿Cómo prevenir las crisis de liquidez?

La importancia del seguimiento y control de los índices de liquidez radica en las consecuencias de la falta de efectivo. 

Toda organización requiere de dinero en efectivo o activos líquidos para su funcionamiento y desarrollo. En este sentido, el descontrol en el equilibrio de los flujos de ingresos y egresos claramente conduce a la bancarrota.

El impacto negativo de los momentos de crisis requiere de habilidades especiales para lograr sortear los obstáculos con éxito. Algunas formas de prevenir las crisis de liquidez son:

1.- Optimización

El primer paso en el proceso de mejorar la productividad y la eficiencia en el manejo de los recursos es el estudio de procesos. Analizar cómo estamos trabajando es de vital importancia para poder establecer cuáles son los errores que se están cometiendo. 

Para ello resulta relevante evaluar cómo se realiza cada una de las actividades operativas, la distribución de funciones, la estructura organizacional, etc. Así se podrá valorizar los costos operativos de las ineficiencias. Estas se traducen en tiempos ociosos, tareas repetitivas de escaso valor agregado, superposición de funciones, etc.

El manejo del activo fijo y de los flujos de fondos no escapan a esta realidad. Por consiguiente, cualquier mejora en los procesos organizacionales tiene un impacto positivo en términos de liquidez. Esto se acentúa en tiempos de crisis en los que se enfrentan situaciones de reducción de costos.

2.- Control de stock

El manejo eficiente de los almacenes y el inventario de productos contribuye a mejorar la liquidez optimizando el flujo de ingresos y la reducción del costo. Por ejemplo, la celeridad en las entregas reporta un menor plazo de cobranzas.

Asimismo, la mejor ubicación de los almacenes o las alianzas con proveedores permiten reducir los plazos de entrega y los costos de mantenimiento de inventarios. 

Otra cuestión necesaria es la adecuada distribución física en los almacenes. Una buena metodología es el ABC, en la que se rankean los productos según su valor. Ello permite evitar pérdidas, robos y sustracciones, como así también seguros y vigilancia.

3.- Negociación

Las habilidades de los gerentes para entablar relaciones con clientes y proveedores resultan esenciales. En este sentido, se valora la optimización de la cadena de abastecimiento como herramienta que permite reducir los flujos de egresos. 

De esta manera, se mejoran los índices de liquidez reduciendo los pasivos corrientes. 

En contraste, los acuerdos con los clientes contribuyen aportando plazos de cobranzas menores.

4.- Segmentación

Las estrategias de segmentación de clientes no solo son de utilidad para la captación de nuevas ventas, sino también para la gestión financiera de las cobranzas

Ello tiene un impacto directo en los índices de liquidez. Esto se agudiza en períodos de crisis en los que la negociación por sectores permite lograr acuerdos de cobranzas más personalizados.

5.- Plazos de pago

En tiempos de crisis de liquidez es necesario calzar las operaciones de modo tal que los pagos se extiendan en el tiempo más que las cobranzas. 

En este sentido, son muchas las estrategias aplicables y los costos asociados. Por ejemplo, se puede acudir al financiamiento bancario o extender los plazos de pago de impuestos. Las tasas de financiamiento de los planes de pago impositivos, a veces, incluyen bonificaciones o ayudas.

6.- Flujos de emergencias

En el caso de las crisis de liquidez temporales o en las oscilaciones producidas por la estacionalidad, es conveniente disponer de reservas. La constitución de inversiones de corto plazo permite aportar ganancias y fondos a los períodos en que se producen descalces.  

Algunos ejemplos de las alternativas en las que se pueden realizar colocaciones de los excedentes de fondos en las épocas de bonanza son: depósitos a plazo fijo, fondos comunes de inversión, obligaciones negociables, acciones de fácil realización, etc.

En Invenio te brindamos las herramientas para que puedas evitar problemas de liquidez como la implementación y manejo del flujo de caja de tu empresa. De esta manera, tu empresa podrá prever tener liquidez para poder funcionar adecuadamente. ¡Contáctanos!

Cómo controlar y hacer seguimiento al flujo de caja

Cómo controlar y hacer seguimiento al flujo de caja

Hacer seguimiento al flujo de caja es fundamental, pues se trata de una herramienta financiera que presenta un detalle de los flujos de ingresos y egresos de dinero que tiene una empresa en un período dado. 

Al flujo de caja también se le conoce como cash flow. Se caracteriza por dar cuenta de lo que efectivamente ingresa y egresa del negocio, como los ingresos por ventas o el pago de cuentas (egresos).

Por qué es importante hacer seguimiento al flujo de caja 

La importancia del flujo de caja radica en que nos permite conocer en forma rápida la liquidez de la empresa mediante la visualización y análisis de información clave que nos ayuda a tomar decisiones como:

  • ¿Cuánta mercadería podemos comprar?
  • ¿Podemos comprar al contado o es necesario solicitar un crédito?
  • ¿Debemos cobrar al contado o es posible otorgar crédito?
  • ¿Podemos pagar las deudas en su fecha de vencimiento o debemos pedir un refinanciamiento?
  • ¿Podemos invertir el excedente de dinero en nuevas inversiones?

Aspectos relevantes para elaborar un flujo de caja

El adecuado registro de los ingresos y egresos nos permite determinar los costos fijos, los costos variables y el margen de contribución exigible al proceso productivo del negocio para obtener el punto de equilibrio o punto de quiebre, que no es más que el punto en el que ni perdemos ni ganamos dinero. De ahí para arriba todo es ganancia. 

Para elaborar un flujo de caja debemos contar con la información sobre los ingresos y egresos de la empresa. Esta información figura es de conocimiento de nuestra área administrativa y es importante mantenerla ordenada y actualizada porque nos permitirá proyectar los flujos de caja hacia el futuro.

Considera que algunos ejemplos de ingresos son: los ingresos por venta, el cobro de deudas, alquileres, el cobro de préstamos, intereses, etc. 

Por su parte, ejemplos de egresos o salidas de dinero, son: el pago de facturas, pago de impuestos, pago de sueldos, préstamos, intereses, amortizaciones de deuda, servicios de agua o luz, etc. 

La diferencia entre los ingresos y los egresos se conoce como saldo o flujo neto, por lo tanto constituye un importante indicador de la liquidez de la empresa. Si el saldo es positivo significa que los ingresos del período fueron mayores a los egresos (o gastos). Por otro lado, si es negativo significa que los egresos fueron mayores a los ingresos. 

Asimismo, debemos considerar que en el flujo de caja no se utilizan términos como “ganancias” o “pérdidas”, dado que no se relaciona con el estado de resultados. 

Finalmente, elaborar un flujo de caja proyectado nos permite:

  • Anticiparnos a futuros déficit de efectivo y, de ese modo, poder tomar la decisión de buscar financiamiento de manera oportuna.
  • Establecer una base sólida para sustentar el requerimiento de créditos, al presentarlo dentro de nuestro plan o proyecto de negocios.
  • Considerar invertir los saldos positivos acumulados en algunos períodos para así generar una fuente de ingresos adicionales al core business. 
  • Calcular la viabilidad de un proyecto de inversión mediante el VAN (Valor Actual Neto) y el TIR (Tasa Interna de Retorno), incorporando las tasas de interés bancarias y los costos de oportunidad de hacer ese u otro negocio.

Mecanismos de control para gestionar el flujo de caja

La gestión del flujo de caja es clave para lograr el éxito en la empresa. Las organizaciones que logran una buena administración del efectivo tienen más posibilidades de prolongar su actividad a lo largo del tiempo. Las empresas que no lo consiguen pueden llegar a situaciones muy graves, que incluso tengan como consecuencia su desaparición. Por esta razón es importante:

  • Realizar previsiones realistas que contemplen la mayor parte de escenarios posibles, así como los costos y previsiones.
  • Llevar un control exhaustivo de los cobros desde el mismo momento de la facturación y realizar estos cobros lo más pronto posible. También se debe considerar un protocolo de recobros y evitar al máximo los retrasos en los pagos.
  • Controlar existencias. Se debe tener en cuenta que un exceso de compras supone la inmovilización de dinero en el almacén hasta que se cierre el ciclo de explotación, mientras que si nos quedamos cortos podemos perder oportunidades de materializar ventas por no contar con stock.
  • Revisar al detalle los gastos, tanto en lo relativo a su necesidad como a los tiempos y formas de pago. Si se puede postergar algún pago sin que influya en la dinámica de gastos o relación con los proveedores, se recomienda hacerlo.
  • Hacer monitoreo constante de las cuentas bancarias, para detectar pagos no previstos y vigilar que se paguen solo los gastos previstos. 

Como vemos, el flujo de caja es uno de los mejores aliados en cualquier proyecto de inversión y en el día a día de nuestra gestión administrativa financiera. En base a la información que nos entrega con el saldo neto, podemos tomar decisiones estratégicas para el futuro.

En Invenio te brindamos las herramientas para que puedas elaborar y monitorear el flujo de caja de tu empresa. De esta manera, tu empresa podrá prever tener liquidez para poder funcionar adecuadamente.