El flujo de caja es una herramienta financiera que ayuda a ordenar los ingresos y egresos de efectivo que tiene la empresa durante un tiempo determinado. Usualmente se realiza para un periodo de corto plazo, es decir, ayuda a conocer la liquidez de tu negocio en periodos cortos.
¿Para qué sirve el flujo de caja?
El principal objetivo del flujo de caja es ayudarte a determinar si tu negocio está generando suficiente dinero para que puedas cumplir con tus compromisos y obligaciones. De hecho, es una de las mejores herramientas para hacer una buena planificación y administración financiera.
Se pueden hacer flujos de caja para negocios ya establecidos, nuevos proyectos, para evaluar una idea de negocio o para analizar si conviene o no hacer una inversión puntual, como la compra de una nueva máquina que te permita ampliar tu capacidad instalada.
¿Por qué es importante conocer y elaborar el flujo de caja?
El cash flow (otra forma de llamar a esta herramienta) muestra el dinero en efectivo que ha entrado y salido de la caja.
De esta manera, se podrán gestionar las finanzas del negocio de manera adecuada, para así garantizar un flujo permanente y suficiente de dinero que permita hacer frente a las deudas (pasivos), financiar sus operaciones y retribuir el rendimiento esperado.
Es fundamental considerar que una buena administración de efectivo creará confianza en tus proveedores, inversionistas y clientes.
También se puede hacer un flujo de caja proyectado, que te permite estimar números a futuro, y así anticiparte a algún déficit que pueda haber, o estimar una ganancia extra que puede ser planificada como inversión.
¿Qué se necesita para elaborar un flujo de caja?
Armar un cash flow no es difícil, de hecho existen recursos descargables de internet, como plantillas, que te pueden dar una idea de por dónde empezar. Sin embargo, se requiere de organización y constante monitoreo para manejarlo bien y aprovechar el máximo de su potencial. En principio, para armar un flujo de caja, es necesario:
- Revisar tu estado de cuenta bancario para que puedas obtener el saldo inicial, punto de partida del flujo.
- Definir un periodo a analizar.
- Registrar todos los ingresos recibidos de ese periodo.
- Registrar los gastos o egresos en el periodo.
- Calcular la diferencia entre los ingresos totales y gastos o egresos totales, junto con el monto inicial.
Pasos para elaborar un flujo de caja
1-Estima tus ventas futuras
Lo primero que tienes que hacer para elaborar tu flujo de caja es armar una estimación de tus ventas futuras, ya que a partir de ello podrás estimar tus ingresos y egresos. Además, esto también te ayudará a determinar cuánta maquinaria (activos fijos), personal y materias primas necesitarás.
2-Identifica todas las entradas de dinero en efectivo
Identifica todos los ingresos de efectivo que vayas a tener. Entre los más comunes están:
Ventas al contado
Las ventas al contado son todas aquellas ventas de bienes o servicios que esperas hacer mes a mes y que cobrarás al contado.
Cobros por ventas a crédito
Son las ventas a plazos que realizas. Esto implica que no recibas de inmediato el dinero de la venta que realices, sino en plazos que variarán de acuerdo con tus políticas de crédito que has negociado con tus clientes ya seas una empresa de productos o servicios.
Otras entradas de dinero en efectivo
Se trata de entradas adicionales de dinero, que no son producto de las actividades regulares de tu negocio. Por ejemplo, como por ejemplo la venta de desechos (como el aserrín en una carpintería, los retazos no utilizados en una sastrería), la recuperación de depósitos a plazo fijo y otros similares.
3-Identifica todas tus salidas de dinero en efectivo
Ahora toca identificar todas las salidas de dinero en efectivo que tendrás en cada periodo, tanto las fijas como las extraordinarias. Considera que si las compras de materia prima tienen un mes de plazo para cancelarse, se registrarán el mes que se paguen y no el momento que se reciban. Entre las más comunes se tiene:
- Compras de materias primas e insumos.
- Compra de maquinaria y equipo en efectivo.
- Servicios de terceros (transporte, flete de maquinaria, etc.)
- Pago de deudas del negocio en efectivo.
- Alquileres.
- Sueldos y salarios de tu personal.
- Pagos de seguros de salud entre otros
- Gastos por mantenimiento y reparaciones.
- Impuestos.
- Distribución de ganancias en efectivo.
- Etc.
4-Determina tu flujo de caja neto
Para calcular el flujo de caja neto, simplemente:
- Restas mes a mes las salidas de efectivo de las entradas de efectivo.
- Luego le sumas el efectivo inicial con el que comenzaste el primer mes.
- El resultado es el saldo final de efectivo.
Aspectos que influyen sobre la disponibilidad de efectivo
Existen muchas acciones que directa o indirectamente influyen sobre la disponibilidad de efectivo. Por ejemplo:
- El precio de venta influye en la rapidez en que los productos se transformarán en dinero efectivo.
- El decidir si venderás a crédito, a quién y el plazo influye sobre cuándo y cómo se recibirá el dinero.
- La calidad del servicio y la comunicación efectiva influyen en tus ingresos, pues es posible que algunos de ellos no quieran pagarte hasta que sus reclamos hayan sido resueltos.
- La relación con tus proveedores puede beneficiarte con descuentos y flexibilidad en las fechas de pago.
- La cantidad de materia prima que deseas almacenar ante la posibilidad de que suba de precio o no la encuentres cuando lo necesites, definirá tu nivel de inventarios. Recuerda que son por definición son dinero almacenado y que además el almacenamiento implica ciertos costos.
Estamos conscientes que llevar un Flujo de Caja implica un recurso muy importante: El tiempo. Por ello, en Invenio te ofrecemos todas las ventajas de tener un outsourcing administrativo y de finanzas. De esta manera, tu empresa tendrá siempre liquidez para poder funcionar y crecer.
